Vieles von dem, was wir alltäglich tun müssen, scheint dringend und damit gleichzeitig auch wichtig zu sein. Das Dringende trägt dabei per se den Anspruch von Wichtigkeit in sich. Zumindest handeln wir so, als würden wir denken: "Wenn die Sache nicht wichtig wäre, könnte sie dann so dringend sein? Und dringend ist sie ja offensichtlich." Kommen wir so – jedenfalls oftmals – schnell ins Handeln, so verlieren wir doch zugleich mit der faktisch vorgenommenen Identifizierung von Dringendem und Wichtigem den klaren Blick für die nötige Unterscheidung zwischen beidem. Häufig widmen wir uns dann zu wenig dem, was wirklich wichtig für uns (aber möglicherweise nicht dringend) ist und bleiben so gleichzeitig im ewigen Sog dessen verhaftet, was als dringend daherkommt und unser sofortiges Handeln zu fordern scheint. Wollen wir daher stärker und systematischer als bisher diejenigen Dinge, die tatsächlich wichtig für uns sind, fokussieren und mit Energie weiterverfolgen, so müssen wir zunächst unseren Sinn für die Differenzierung von Wichtigem und Dringendem (wieder-) herstellen.

Der Unterschied zwischen Wichtigkeit und Dringlichkeit lässt sich dabei in einem recht einfachen Schema darstellen, das von Stephen R. Covey in seinem Buch "Der Weg zum Wesentlichen. Zeitmanagement der vierten Generation" (Campus 1999) entwickelt und expliziert worden ist:

Die Inhalte der vier Quadranten beschreibt Covey wie folgt:

" Quadrant I zeigt Dinge, die sowohl dringend als auch wichtig sind. Hier sprechen wir mit einem erzürnten Kunden, halten einen Termin ein, reparieren eine defekte Maschine, werden am Herzen operiert oder helfen einem weinenden Kind, das verletzt worden ist. In Quadrant I müssen wir uns aufhalten; es ist der Quadrant der Notwendigkeit ...

Quadrant II enthält Tätigkeiten, die wichtig, aber nicht dringend sind. Dies ist der Quadrant der Qualität. Hier machen wir unsere langfristigen Planungen, beugen abzusehenden Problemen vor, fördern die Selbstverantwortung anderer, erweitern unseren Horizont und steigern unsere Fähigkeiten durch Lesen und kontinuierliche berufliche Entwicklung, bereiten uns auf wichtige Treffen und Präsentationen vor und engagieren uns durch aufrichtiges Zuhören für tiefe Beziehungen ...

Quadrant III ist fast eine Attrappe von Quadrant I und enthält Dinge, die dringend, aber nicht wichtig sind. Dies ist der Quadrant der Täuschung. Der Trubel des Dringlichen erzeugt eine Illusion von Wichtigkeit. Aber die entsprechenden Tätigkeiten sind höchstens für jemand anderen wichtig. Viele Anrufe, Besprechungen und Zufallsbesucher fallen in diese Kategorie ...

Quadrant IV ist jenen Tätigkeiten vorbehalten, die weder dringend noch wichtig sind. Dies ist der Quadrant der Verschwendung ... Und was finden wir dort? Das Lesen von leichten Romanen, das Konsumieren geistloser Fernsehsendungen oder der Kaffeeklatsch im Büro lassen sich der Zeitverschwendung in Quadrant IV zuordnen ..."
(Covey 1999, S. 31 ff).

Häufig ist nun zu beobachten, dass wir einen Großteil unserer Zeit in den Quadranten I und III verbringen. Vieles ist tatsächlich wichtig und dringend. Noch mehr allerdings ist oder macht sich zwar dringend, besitzt aber eigentlich keine Wichtigkeit. Gleichwohl halten wir es für wichtig und verlieren dabei mehr und mehr die Unterscheidung zwischen Quadrant I und Quadrant III aus den Augen. Wir sind gefangen in einem Strudel von (scheinbaren) Dringlichkeiten, finden kaum noch Zeit für Quadrant II (das Wichtige, aber nicht Dringende) und können uns höchstens noch erschöpft in Quadrant IV flüchten. Das Perfide hieran ist: Je mehr wir in den Quadranten I und III touren und je weniger wir zu Quadrant II finden, desto ausgeprägter generieren wir eine Situation, die uns weiter in den Quadranten I und III gefangen hält.

Manche Menschen und manche Organisationseinheiten sind beispielsweise geradezu Weltmeister im Feuerlöschen. Ständig gibt es irgendwo einen Brand, und sei es der Rauch aus dem Aschenbecher, den es zu löschen gilt. Und da dabei kein Tag ohne Brand vergeht, besteht natürlich auch keine Zeit, sich mit Quadrant II-Themen zu beschäftigen. Diese Themen, vor allem Dinge wie wirkliche Ursachenforschung und Prävention wären zwar ein gutes Mittel, die Quote der Löscheinsätze nachhaltig zu reduzieren. Da aber wegen der ständigen Brände ein ernsthafter Quadrant II-Fokus kaum oder gar nicht möglich erscheint, gehen die Brände munter weiter, und dies hat zumindest auch den Vorteil, dass man dabei zeigen kann, wie gut man Brände zu löschen versteht, was im allgemeinen lautere Anerkennung nach sich zieht als so relativ unscheinbare Tätigkeiten wie systematische Ursachenforschung oder Prävention. Die Hauptgefahr hierbei ist, dass man zunehmend an Handlungsfähigkeit verliert.

Was kann man nun aber tun, um aus dem Sog der einen bedrängenden Dringlichkeiten stärker herauszukommen und mehr Raum zu schaffen für diejenigen Dinge, die in Hinblick auf unsere Gesamtziele wirklich wichtig und sinnvoll für uns sind? Zunächst gilt es hier natürlich sich mit der Frage zu beschäftigen, was für einen selbst wirklich wichtig und erstrebenswert ist und vor diesem Hintergrund das eigene Unterscheidungsvermögen zwischen Wichtigem und Dringendem zu schärfen. Des weiteren gilt es sich mit der Frage auseinanderzusetzen, was man selbst aktiv dazu beitragen kann, um in Hinblick auf die wichtigen Dinge einen deutlichen Fortschritt in den eigenen Lebenskontexten - beruflich und privat - zu erzielen. Möglicherweise wird man hierbei auf Tätigkeiten stoßen (wie z.B. eine stärkere Abgrenzung, ein deutlicheres Neinsagenkönnen, eine offensivere Selbstbehauptung etc. ), die man früher auch schon als wichtig und wünschenswert im Sinne der eigenen Zielerreichung erkannt hat, so dass sich der Neuigkeitswert der gefundenen Antwort in Grenzen zu halten scheint. Die entscheidendere Frage ist allerdings auch häufig gar nicht: Was muß ich eigentlich tun, um meinen Zielen näher zu kommen, sondern: Wie schaffe ich es eigentlich, mich immer wieder davon abzuhalten, das von mir als gut und richtig erkannte Verhalten, auch wirklich auszuführen? Wie gelingt es mir, meine "gut gemeinten und lang gehegten Vorsätze" faktisch immer wieder zu ignorieren? Und wie kann ich mir andererseits durch mich selbst und andere Unterstützung dafür organisieren, meine wirklichen Ziele mit meinem Tun auch wirklich weiterzuverfolgen?

Um diesen Fragen etwas genauer auf den Grund zu gehen und zu prüfen, ob man das eigene Tun überhaupt ernsthaft verändern möchte oder – aus welchen Gründen auch immer – lieber beibehalten will, können folgende Frageschritte helfen, die man sich selbst ebenso gut wie einem Dialogpartner stellen kann:

Schritt 1: Verhalten

Welche Tätigkeit - hier geht es um eigenes Tun - würde, wenn ich sie ernsthaft und konsequent ausübe, einen deutlich Fortschritt für mein Berufs- und/oder Privatleben bedeuten? Wie sieht diese Tätigkeit genau aus? Was tue ich, wenn ich das tue? Was wären Beispiele hierfür?

Schritt 2: Nutzen

Auch wenn es auf den ersten Blick seltsam erscheint, ist es hilfreich, sich - oder seinem Gesprächspartner – die nachfolgende Frage mehrfach zu stellen. Dies kann – ähnlich wie das bohrende Nachfragen eines Kindes – den Gefragten durchaus etwas ins "Schwitzen" bringen und so vorschnelles Abgeantwortetsein verhindern:
Was würde es mir bringen, diese Tätigkeit wirklich zu tun?
Was würde es mir bringen, diese Tätigkeit wirklich zu tun?
Was würde es mir bringen, diese Tätigkeit wirklich zu tun? ...

Schritt 3: Gegenläufiges Verhalten

Hier geht es um all die - mehr oder weniger guten – Gründe, deretwegen ich denke: Wenn ich etwas anderes als das Bisherige tue, dann muß ich einen Preis dafür zahlen, den ich nicht zahlen kann oder will. Auch hier kann monotones, insistierendes Nachfragen helfen:
Womit verführe ich mich, das Vorgenommene nicht zu tun?
Womit verführe ich mich, das Vorgenommene nicht zu tun?
Womit verführe ich mich, das Vorgenommene nicht zu tun? ...

Schritt 4: Check

Will ich es wirklich – auch wenn ich ein Risiko eingehen / einen Preis dafür zahlen muss?
Sollte man sich die letzte Frage ernsthaft mit "Ja" beantwortet haben – aber auch nur dann – hilft es oftmals, die Welt des eigenen Verhaltens in dem Punkt, um den es geht, nicht von heute auf morgen "total umkrempeln" zu wollen (dies führt meistens wieder schnell ins Gegenteil, also ins alte Muster zurück). Besser ist – vor allem am Anfang – sich lieber etwas zu einfach als etwas zu schwierig Erscheinendes als Umsetzung vorzunehmen, dies aber dafür möglichst regelmäßig (wenn es geht, jeden Tag) und mit größter Disziplin bei der Realisierung. Was sich so erleben lässt und was eine nicht zu unterschätzende Zugkraft entfalten kann, ist, dass ich das, was ich erreichen will, auch tatsächlich erreichen kann.

Literatur:
Covey, Stephen R. (1999): Der Weg zum Wesentlichen. Zeitmanagement der vierten Generation". Frankfurt am Main. Campus

Literatur:
Covey, Stephen R. (1999):

Der Weg zum Wesentlichen. Zeitmanagement der vierten Generation“. Frankfurt am Main. Campus